Hướng dẫn sử dụngHướng dẫn sử dụng thiết bị

Cách sử dụng máy chấm công vân tay: Hướng dẫn chi tiết từ A đến Z

Liêu hệ: 0916 096 479 cung cấp dịch vụ hướng dẫn sử dụng máy chấm công vân tay các hãng Ronald Jack, Gigata, Mita, Zkteco, wise eye.

Máy chấm công vân tay là một thiết bị quan trọng trong việc quản lý chấm công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách sử dụng máy chấm công vân tay đúng cách để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách sử dụng máy chấm công vân tay để đạt được hiệu quả cao nhất.

máy chấm công vân tay khuyến mãi

Giới thiệu về máy chấm công vân tay

Máy chấm công vân tay là một thiết bị sử dụng kỹ thuật quét vân tay để xác định danh tính của người sử dụng. Đây là một phương pháp chấm công không chỉ đơn giản và nhanh chóng mà còn rất an toàn và đáng tin cậy.

Với máy chấm công vân tay, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay lên máy để đăng nhập vào hệ thống và chấm công. Bạn sẽ không cần phải nhớ mật khẩu hay mang theo thẻ chấm công khi sử dụng máy này.

Cách lắp đặt máy chấm công vân tay

Bước 1: Lắp đặt máy chấm công lên tường: lắp chân đế máy chấm công lên tường và dùng 4 ốc cố định máy chấm công vào chân đế đó.

Bước 2: Nối dây cáp mạng LAN từ máy chấm công vân tay đến bộ chia mạng của công ty (Router, modem, wifi, switch…). Tiếp tục cắm adapter để lấy nguồn điện cho máy chấm công vân tay.

Bước 3: Kiểm tra địa chỉ IP của mạng LAN đang sử dụng, nếu hiện 192.168.1.XXX thì tiếp tục nhấn giữ phím M/OK trên máy chấm công đến khi màn hình máy chấm công hiển thị màn hình cài đặt, tại đây bạn chọn mục Network để thêm địa chỉ IP cho máy là 192.168.1.201 (lưu ý: bạn cần kiểm tra bằng lệnh Ping 192.168.1.201 và đảm bảo địa chỉ này chưa có máy tính hay bất kỳ thiết bị nào sử dụng).

Bước 4: Dùng máy tính, chọn RUN (phím tắt Windows + R) và gõ Ping 192.168.1.201 -t

  • Nếu thành công sẽ có dòng thời gian chạy liên tục dạng Reply from 192.168.1.201 bytes=32 time<1ms TTL=64…
  • Nếu thất bại sẽ hiển thị: Rely from 192.168.1.201 Destination host unreachable và bạn cần kiểm tra lại hoặc bấm lại 2 đầu dây mạng.

Tải phần mềm chấm công chính hãng tại: Ronald jack software

Hướng dẫn cách lắp đặt máy chấm công vân tay

Xem thêm: Hướng dẫn cách lắp đặt máy chấm công vân tay chi tiết từ A-Z

Cách sử dụng máy chấm công vân tay

Để sử dụng máy chấm công vân tay, bạn cần làm theo các bước sau:

 Tìm hiểu các phím chức năng trên máy chấm công

  • Các phím từ 0 đến 9: dùng để đặt ID(Chỉ số) cho nhân viên, ngoài ra chúng còn có chức năng thể hiện các chữ cái tương ứng để đặt tên cho nhân viên.
  • Phím bấm ESC: dùng để quay lai Menu hoặc thoát ra màn hình chính.
  • Phím M/OK: dùng để đang nhập Menu chính của thiết bị và dùng để tuỳ chỉnh các mục thêm, sửa, xoá trong mục quản lý nhân viên.
  • Phím O/tam giác góc trái: dùng khi khai báo ID nhân viên, nếu muốn đặt ID cho nhân viên bằng số khác mà không phải ID mặc định thì dùng phím này để xoá. Ngoài ra chúng cũng có tác dụng như phím đi chuyển sang trái hoặc nhất giữ phiến đó để tắt máy chấm công và mở máy chấm công.
  • Các phím có hình tam giác( <>): dùng để điều hướng qua lại lên xuống

Bước 1: Thêm người dùng vào hệ thống máy chấm công vân tay

Trước khi sử dụng máy chấm công vân tay, bạn cần phải thêm thông tin của người dùng vào hệ thống. Thông tin này bao gồm tên, mã số nhân viên, địa chỉ email và thông tin quan trọng nhất – dấu vân tay.

Bạn có thể thêm thông tin người dùng bằng cách nhập thông tin trực tiếp vào máy chấm công hoặc thông qua phần mềm đi kèm với thiết bị.

Thao tác đăng ký vân tay trực tiếp trên máy chấm công

Tại Menu cài đặt, chọn mục Quản lý nhân viên (Hoặc Người sử dụng) ⇒ Chọn Người mới ⇒ Đăng ký thông tin ID, Vân tay, Password (Mật mã),… cho nhân viên mới. Nhấn OK để đăng nhập vào cửa sổ đăng ký thông tin của nhân viên mới như sau:

hướng dẫn đăng ký vân tay máy chấm công

cách đăng ký vân tay đúng cách

 

  • Số ID: tự đặt ID cho nhân viên hoặc ID tự động tăng dần.
  • VT: nhấp chọn để đăng ký vân tay trên máy chấm công – Đăt ngón tay nhân viên vào đầu đọc vân tay 3 lần liên tiếp để máy chấm công nhận điện vân tay đầy đủ hơn. Mỗi nhân viên được đăng ký tối đa 10 vân tay.
  • M.mã: Nhập mật mã (Password)
  • Quản lý: Nếu đăng ký cho nhân viên làm việc bình thường thì đặt vào mục “Nhân viên”, nếu khai báo cho người quản lý MCC thì đặt vào mục “Quản lý”.
  • Nếu màn hình hiển thị dấu tích xanh “Đăng ký xong. OK. Tiếp tục. Thoát” là bạn đã cài đặt máy chấm công bằng vân tay thành công rồi đấy. Trường hợp xảy ra lỗi có dấu X đỏ thì bạn có thể huỷ và thao tác lại nhé! 
  • Nếu cần đăng ký thêm vân tay cho một ID người dùng có sẵn, bạn nhấn M/OK để tiếp tục đăng ký như bước trên. Để lưu trữ lại thông tin nhấn ESC 2 lần màn hình sẽ hiện lên thông báo và nhân OK để lưu lại là xong.

 

Bước 2: Kết nối máy chấm công vân tay với phần mềm chấm công

phần mềm chấm công ronald jack pro

Sau khi đã đăng ký vân tay cho nhân viên trên máy chấm công vân tay rồi tiến hành tải phần mềm chấm công cài và máy tính để kết nối giữa máy chấm công và phần mềm chấm công để xuất báo cáo.  Đối với máy chấm công vân tay thì khi quý khách mua máy chấm công vân tay sẽ có phần mềm chấm công tặng kèm theo máy. Mỗi hãng sản xuất máy chấm công đều có phần mềm đi kèm theo hãng đó.

Nếu quý khách  có tham khảo phần mềm chấm công ronald jack pro miễn phí theo sản phẩm được bảo hàn hành vĩnh viễn có tải phần mềm ronald jack pro chính hãng tại trang chủ: ronaldjacksoftware.com

Ronald jack Pro được sử dụng cùng với các máy chấm công bằng thẻ cảm ứng và các máy chấm công bằng dấu vân tay, máy chấm công khuôn mặt nhãn hiệu Wise Eye, Ronald Jack, ZKTeco đang thịnh hành trên thị trường. Ronald jack Pro quản lý dữ liệu thẻ, dữ liệu vân tay của nhân viên. Chúng ta có thể tải dữ liệu vân tay, dữ liệu thẻ về máy tính. Dữ liệu này hoàn toàn được tải lên máy chấm công trong trường hợp thay đổi máy hoặc cần chuyển dữ liệu đến các máy khác cùng loại đối với một công ty, nhà xưởng sử dùng nhiều máy chấm công. Phần mềm Ronald jack Pro được kết nối với máy chấm công dưới các chuẩn RJ45 (mạng LAN, WAN. Chúng ta có thể dùng IP hoặc tên miền). Phầm mềm Ronald jack Pro quản lý công dựa vào thời gian được ghi nhận từ máy chấm công. Chúng ta truy xuất bảng công theo mã của nhân viên, theo phòng ban và theo khoảng thời gian. Ronald jack pro được cài đặt trên môi trường win 7 32bits / 64bits, win 10 32bits / 64bits, win xp. Riêng win7 chúng ta cần cài thêm dot net4.5.

phần mềm chấm công miễn phí

Xem chấm công và  xuất báo cáo chấm công ronald jack pro

xem chấm công xuất báo phần mềm chấm công

Bước 3:  cách chấm công với máy chấm công vân tay

Khi đến giờ làm việc, nhân viên chỉ cần đặt ngón tay lên máy chấm công vân tay để đăng nhập vào hệ thống và chấm công. Nhân viên có thể chấm công vào ban đầu của ca, chấm công ra khi kết thúc ca hoặc chấm công nghỉ trưa.

Bước 4: Kiểm tra dữ liệu chấm công từ phần mềm chấm công vân tay

Sau khi chấm công, quản lý có thể dùng phần mềm đi kèm với máy chấm công để kiểm tra dữ liệu chấm công của từng nhân viên. Nếu phát hiện ra bất kỳ sai sót nào, bạn có thể sửa lại thông tin hoặc yêu cầu nhân viên chấm lại tiếp lại vào thời gian đúng.

Ví dụ về cách sử dụng máy chấm công vân tay

Để giúp bạn hiểu rõ hơn về cách sử dụng máy chấm công vân tay, chúng ta có thể xem một ví dụ cụ thể như sau:

Ví dụ: Công ty A có 100 nhân viên và đang sử dụng máy chấm công vân tay để quản lý chấm công. Trước khi sử dụng máy chấm công, quản lý đã thêm thông tin của từng nhân viên vào hệ thống và thiết lập lịch làm việc cho từng người.

Mỗi ngày, khi nhân viên đến làm việc, họ sẽ đặt ngón tay lên máy chấm công để đăng nhập vào hệ thống và chấm công vào ban đầu của ca làm việc. Khi kết thúc ca hoặc nghỉ trưa, họ tiếp tục đặt ngón tay lên máy chấm công để chấm công ra hoặc vào lại làm việc.

Sau khi kết thúc ngày làm việc, quản lý có thể dùng phần mềm đi kèm với máy chấm công để kiểm tra dữ liệu chấm công của từng nhân viên và đưa ra báo cáo chấm công cho toàn công ty.

So sánh máy chấm công vân tay với các phương pháp khác

Máy chấm công vân tay không phải là phương pháp quản lý chấm công duy nhất. Dưới đây là một số so sánh giữa máy chấm công vân tay và các phương pháp khác:

  • Máy chấm công thẻ: Sử dụng thẻ để xác định danh tính của người sử dụng. Tuy nhiên, thẻ có thể bị mất hoặc đánh cắp và việc thay thế thẻ sẽ tốn kém hơn việc thêm thông tin người dùng vào máy chấm công vân tay.
  • Chấm công bằng tay: Nhân viên phải ghi lại thời gian làm việc trên giấy hoặc sổ chấm công. Phương pháp này không chỉ tốn thời gian và công sức của nhân viên mà còn dễ gây sai sót trong quá trình tính lương.
  • Chấm công online: Sử dụng phần mềm hoặc ứng dụng để chấm công từ xa. Tuy nhiên, phương pháp này yêu cầu nhân viên phải có kết nối Internet và thiết bị điện thoại thông minh.

Lời khuyên khi sử dụng máy chấm công vân tay

Để đảm bảo hiệu quả cao nhất khi sử dụng máy chấm công vân tay, bạn nên thực hiện các lời khuyên sau:

  • Thêm thông tin người dùng vào hệ thống đầy đủ và chính xác.
  • Thiết lập lịch làm việc cho từng người một cách chính xác.
  • Kiểm tra thường xuyên dữ liệu chấm công để phát hiện ra bất kỳ sai sót nào.
  • Đảm bảo rằng máy chấm công vân tay được bảo trì và sửa chữa thường xuyên để giữ cho thiết bị luôn hoạt động tốt.
  • Đào tạo nhân viên về cách sử dụng máy chấm công vân tay đúng cách và giải quyết các vấn đề liên quan đến chấm công.

Các câu hỏi thường gặp về cách sử dụng máy chấm công vân tay

  1. Máy chấm công vân tay có an toàn không?

Đáp án: Đối với người dùng, việc đặt ngón tay lên máy chấm công vân tay không gây hại cho sức khỏe. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn dữ liệu, bạn cần phải chọn nhà sản xuất uy tín và thiết lập mật khẩu bảo vệ hệ thống.

  1. Máy chấm công vân tay có chính xác không?

Đáp án: Máy chấm công vân tay hiện đại sử dụng công nghệ nhận dạng vân tay độc đáo và độ chính xác rất cao, thậm chí còn cao hơn so với phương pháp chấm công truyền thống.

  1. Tôi phải làm gì nếu máy chấm công vân tay của tôi không hoạt động?

Đáp án: Đầu tiên, bạn nên kiểm tra lại kết nối điện và mạng của máy chấm công. Nếu vẫn không hoạt động được, bạn cần liên hệ với nhà sản xuất hoặc đơn vị bảo trì để sửa chữa.

  1. Làm thế nào để tối ưu hóa hiệu quả của máy chấm công vân tay?

Đáp án: Bạn có thể tối ưu hóa hiệu quả của máy chấm công vân tay bằng cách thêm thông tin người dùng và thiết lập lịch làm việc chính xác, kiểm tra thường xuyên dữ liệu chấm công và bảo trì máy chấm công thường xuyên.

  1. Có phải phải lo lắng về việc máy chấm công vân tay có thể bị hack hay không?

Đáp án: Máy chấm công vân tay mới nhất được thiết kế với các tính năng bảo mật cao, bao gồm mã hóa dữ liệu và bảo vệ bằng mật khẩu. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn dữ liệu, bạn nên chọn nhà sản xuất uy tín và sử dụng chính sách bảo mật thông tin phù hợp.

Kết luận về việc sử dụng máy chấm công vân tay

Với những ưu điểm vượt trội và những tiện ích mà nó mang lại, máy chấm công vân tay đã trở thành một trong những phương tiện quản lý chấm công được ưa chuộng nhất hiện nay. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng máy chấm công vân tay, bạn cần phải thực hiện đầy đủ và đúng cách các bước trong quá trình sử dụng.

Để tránh những rủi ro có thể xảy ra, bạn nên chọn nhà sản xuất uy tín và sử dụng chính sách bảo mật thông tin phù hợp. Nếu gặp phải bất kỳ vấn đề nào liên quan đến máy chấm công vân tay, hãy liên hệ với đơn vị bảo trì hoặc nhà sản xuất để được giải đáp và hỗ trợ kịp thờ nhan.

liên hệ mua máy chấm công vân tay